Порівняння варіантів зберігання робочих даних — за обсягом і сценарієм
Google Sheets
До ~50 тис. рядків, 1–3 користувачі
Безплатно, знайомо всім, Apps Script для автоматизації. Обмеження: повільний на великих даних, немає контролю прав по рядках, легко зламати структуру.
Airtable
До ~100 тис. рядків, команда 5–20
БД з простим UI: типи полів, зв'язки, форми, автоматизації. Платно за користувача, дорого на великих командах.
Notion
Документи + бази, команда до 50
Бази всередині вікі: задачі, клієнти, контент-план. Слабкий для обчислень і великих обсягів — це не аналітична БД.
CRM (Pipedrive/NetHunt/KeyCRM)
Продажі — будь-який обсяг
Клієнти+угоди з коробки: воронка, листування, звіти. Обмежена гнучкість — тільки продажні сутності; кастомне — через поля.
Baserow / NocoDB
self-hosted альтернатива Airtable
Відкритий код, свій сервер — дані у вас. Потрібен мінімум адміністрування; функції трохи відстають від Airtable.
PostgreSQL + Metabase
Аналітика на серйозних обсягах
Справжня БД + безплатний BI для дашбордів. Потрібен той, хто вміє SQL — але масштабується без меж.
Евристика вибору: <10 тис. рядків і 1–2 людини — Sheets; структуровані процеси без програміста — Airtable/Notion; продажі — CRM; аналітика з кількома джерелами — PostgreSQL+Metabase. Червоний прапорець: «мастер-таблиця», у якій рука в руку ходять 5 людей — це вже БД, не таблиця.