Порівняння варіантів зберігання робочих даних — за обсягом і сценарієм
Google Sheets
До ~50 тис. рядків, 1–3 користувачі
Free, familiar to everyone, Apps Script automation. Limits: slow on big data, no row-level permissions, structure is easy to break.
Airtable
До ~100 тис. рядків, команда 5–20
Database with simple UI: field types, relations, forms, automations. Paid per user, pricey on big teams.
Notion
Документи + бази, команда до 50
Databases inside wiki: tasks, clients, content plans. Weak for computation and large volumes — not an analytics DB.
CRM (Pipedrive/NetHunt/KeyCRM)
Продажі — будь-який обсяг
Customers+deals out of the box: pipeline, emailing, reports. Limited flexibility — sales entities only; custom via fields.
Baserow / NocoDB
self-hosted альтернатива Airtable
Open source, own server — data stays yours. Needs minimal admin; features slightly behind Airtable.
PostgreSQL + Metabase
Аналітика на серйозних обсягах
Real DB + free BI for dashboards. Needs someone who knows SQL — but scales without limits.
Евристика вибору: <10 тис. рядків і 1–2 людини — Sheets; структуровані процеси без програміста — Airtable/Notion; продажі — CRM; аналітика з кількома джерелами — PostgreSQL+Metabase. Червоний прапорець: «мастер-таблиця», у якій рука в руку ходять 5 людей — це вже БД, не таблиця.